Les réunions représentent une part significative de la vie de beaucoup d’entreprises. Leur bon déroulement est au cœur de l’efficacité managériale et justifie d’y consacrer l’attention nécessaire pour bien les préparer et les mener. Voici quelques rappels pour rendre ces réunions productives mais aussi stimulantes :
✅ CLARIFIER LES OBJECTIFS : Avant toute réunion, définir clairement les objectifs et les résultats attendus. Autrement dit, pourquoi se réunit-on ? La question est tout sauf anodine et y répondre permet de maintenir le cap et d’éviter les discussions dispersées.
✅ SELECTIONNER LES PARTICIPANTS PERTINENTS : Inviter uniquement les personnes dont la présence est nécessaire pour atteindre les objectifs de la réunion. Limiter le nombre de participants favorise des échanges plus fluides et plus productifs. Il faut aussi savoir ne pas participer à une réunion.
✅ S’ASSURER DE LA QUALITE DE PRÉSENCE DE TOUS : Une réunion n’a de sens et d’intérêt que si chacun y participe activement. Cela suppose de créer les conditions d’une attention réelle, donc d’éviter toute source de parasitage (écrans, interruptions…).
✅ RESPECTER LE TEMPS : Planifier une durée raisonnable pour la réunion et la respecter scrupuleusement. Éviter les retards et les prolongations inutiles permet de maintenir l’engagement des participants et est une marque de respect.
✅ ENCOURAGER L’INTERACTION : Favoriser un environnement où chacun se sent à l’aise pour contribuer et partager ses idées. Encourager les discussions ouvertes et constructives donne confiance, stimule la créativité et aide à résoudre ensemble les problèmes.
✅ DOCUMENTER LES ACTIONS : Noter clairement les décisions prises et les actions à entreprendre, ainsi que les personnes responsables et les échéances. Cela assure un suivi efficace après la réunion et évite les malentendus.
✅ ÉVALUER ET S’ADAPTER : Prendre régulièrement le temps d’évaluer l’efficacité des réunions. Identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré permet d’ajuster les pratiques pour les réunions futures. Cela inclut sa programmation et le partage des rôles.